档案管理制度

一 目的

为进一步规范基金会档案管理，适应本基金会档案综合管理，开发档案信息资源，提高经济效益，使基金会档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化的需要，更好地为基金会各项工作服务, 制定本管理规定。

二 适用范围

广东省丹姿慈善基金会。

三 职责

1．根据各类档案的管理要求，对档案材料进行收集、立卷、归档工作。

2．负责各类载体档案的保管，实行综合管理，积极提供利用。

五 管理要求

（一）档案的分类、整理与归档

1．本基金会档案分为三类：文书档案、声像档案、实物档案。

2．归档的文件材料须是反映各事项中形成的原始记录材料。

3．整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，收集齐全、核对准确，排序编页号，并符合有关标准、规范要求。

4．归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

5．归档的文件材料一般一式一份（包括正本和副本）。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

（二）档案统计

1．本基金会档案管理要建立健全统计工作，每个从事档案工作的管理人员应注意日常原始记录的记载和保存，以使统计数据达到准确性和连续性。

2．加强档案统计，逐年对档案基本情况进行统计汇总分析。

（三）档案保密

1．档案管理人员和利用者均应树立保密观念，共同保守档案机密。

2．对各门类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行借阅手续。

3．对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4．凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5．利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人及出入公共场所。

6．发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。

附则

附件1：文书类档案的分类及编号及保管期限表

附件2：档案借阅登记表

附件3：档案明细清单

附件4：档案交接登记表

移交时间：

注：在移交档案材料时，填写此表一式两份。