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广东省丹姿慈善基金会

 

 

档案管理制度

一 目的

为进一步规范基金会档案管理,适应本基金会档案综合管理,开发档案信息资源,提高经济效益,使基金会档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化的需要,更好地为基金会各项工作服务, 制定本管理规定。

二 适用范围

广东省丹姿慈善基金会。

三 职责

1.根据各类档案的管理要求,对档案材料进行收集、立卷、归档工作。

2.负责各类载体档案的保管,实行综合管理,积极提供利用。

五 管理要求

(一)档案的分类、整理与归档

1.本基金会档案分为三类:文书档案、声像档案、实物档案。

2.归档的文件材料须是反映各事项中形成的原始记录材料。

3.整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,收集齐全、核对准确,排序编页号,并符合有关标准、规范要求。

4.归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

5.归档的文件材料一般一式一份(包括正本和副本)。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

(二)档案统计

1.本基金会档案管理要建立健全统计工作,每个从事档案工作的管理人员应注意日常原始记录的记载和保存,以使统计数据达到准确性和连续性。

2.加强档案统计,逐年对档案基本情况进行统计汇总分析。

(三)档案保密

1.档案管理人员和利用者均应树立保密观念,共同保守档案机密。

2.对各门类档案均应按规定的范围进行查、借阅,并严格履行借阅手续。

3.对机密档案要严格管理,不得将机密档案私自带出档案室或外传,对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。

4.凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容,不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

5.利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管,及时归还,不得转借他人及出入公共场所。

6.发生失密、泄密和档案被盗事件时,要立即报告主管领导、保密或保卫部门,当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者,应按其性质及情节给予严肃处理。

 

附则

附件1:文书类档案的分类及编号及保管期限表

一级

二级

三级

密级

保管

期限

一级类目

编号

二级类目

编号

三级类目

编号

文书类

综合类

A

基金会内部综合性文件

01

 

 

秘密

永久

外来机构颁发文件

02

 

 

普通

对外报批文件

03

 

 

秘密

经营管理类

B

经营决策

01

 

 

机密

永久

合同协议

02

 

 

机密

证照类

03

 

 

秘密

风控类

C

法律文书

01

 

 

秘密

其它类

D

其它文书

01

 

 

秘密

声像档案类

E

照片底片

01

荣誉类

01

普通

永久

活动类

02

普通

录音录像

02

荣誉类

01

普通

永久

活动类

02

普通

实物档案类

F

奖牌

01

 

 

普通

永久

奖杯

02

 

 

普通

奖状

03

 

 

普通

牌匾

04

 

 

普通

锦旗

05

 

 

普通

荣誉证

06

 

 

普通

 

 

附件2:档案借阅登记表

序号

题名

编号

借阅人

借阅时间

归还时间

是否拷贝

是否借用原件

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3档案明细清单

类别

编号

时间

件号

责任者

文号

文件名

页码

发布日期

盒号

页数/份数

保管期限

次类别

时间

名称

摄制者

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件4:档案交接登记表

移交时间:

序号

类别

题名

年度

所属中心

页数

密级

保管期限

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

签名确认

移交方:

移交人

 

部门负责人

 

中心负责人

 

 

 

接收方:

接收人

 

部门负责人

 

中心负责人

 

 

 

注:在移交档案材料时,填写此表一式两份。

 

 

 

 

 

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