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广东省丹姿慈善基金会

 

 

办公管理制度

 

第一章

一、为了加强办公室管理,明确本会内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、切合基金会实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证基金会的办公事务有效开展。

第二章

一、办公室管理人员在直属主管的领导下主持开展日常各项工作。

二、负责基金会文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

三、负责基金会对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和基金会的各项文化宣传等工作。

第三章

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、做好办公场地5S管理。

第四章

一、公用品及图书资料管理制度

1.为了加强办公用品及图书资料管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2.管理人员负责办公用品及图书资料的处理和订阅、管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3.管理人员定期对办公用品及图书资料进行盘查,核实库存,保证使用和阅读的有效性。

 

二、印章使用管理制度

所有印章的使用,必须严格执行基金会的印章使用规定,做好申请和使用登记。如违规使用出现问题,后果自负,给基金会造成损失的,将依法曾担法律责任。

1.印章使用:

① 公章由专人保管,主要用于签订各类合同协议、财务文件等,保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任;

② 各部门需要使用公章时,须在OA办公系统上填写《借章申请表》,由秘书长——总经理核准方可使用;

③ 其他印章(法人私章、财务章等):按财务管理制度相关规定执行;

④ 严禁将印章独立带离基金会使用,保管人如遇需带印章外出办事使用时,需与办事人一同前往或指派代表一同前往。

2.印章的废止、更换

① 废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》,由理事长核准后交由秘书处统一废止或缴销;

② 遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》,由理事长核准并签批遗失处理办法后,交由秘书处按批示处理,并按规定登报申明;

③ 更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《废止申请单》,经理事长核准后,交由秘书处按批示处理,并填写《印章制发申请表》申请新的印章。

 

三、会议管理制度

1.   根据基金会章程规定,为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

2.   根据基金会章程规定,每年召开两次基金会理事会会议,并根据实际及具体的情况,确定临时或增补会议召开的必要性。

3.   按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

4.   会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作,如会议横幅、汇报PPT、签到表、会议决议表等。

5.   做好会议签到工作和会议纪要,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

会议记录为基金会的机要档案,保管人员不得擅自外泄。

第五章

一、使接待工作规范有序,维护基金会的良好形象,对接待工作做具体的要求。

二、根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。

第六章

一、负责基金会内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责基金会外部的宣传维护工作。

二、根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。

第七章

协助其他部门(如党工委)工作,完成上级交代的其他任务。

 

一、本制度由理事会制定,解释权归理事会。

二、本办法由理事会核准后实施,修改时亦同。

 

 

广东省丹姿慈善基金

20161020

 

 

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